Breaking

Value

7 Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Memilih Tempat Event

Ada banyak hal penting yang harus dipersiapkan saat akan mengadakan suatu event salah satunya adalah tempat event. Bila Anda baru pertama kali mengadakan suatu acara dan bingung bagaimana memilih tempat yang tepat untuk melaksanakan event tersebut, simak pembahasan berikut.

 

1. Cari Lokasi yang Strategis

Jika Anda akan mengadakan suatu event seperti reuni, pesta pernikahan atau rapat carilah lokasi yang dekat dengan tempat tinggal sebagian besar tamu atau peserta yang akan hadir. Bila banyak tamu undangan yang berasal dari luar kota maka pilihlah lokasi yang dekat dengan bandara dan hotel.  Memilih lokasi yang berada dekat dengan tempat tinggal atau tempat menginap mayoritas tamu undangan tentu akan membuat para tamu undangan lebih mudah dalam menemukannya dan membuat mereka bisa datang cepat waktu.

 

Lokasi yang strategis bukan hanya ditentukan oleh jaraknya yang dekat dengan tempat tinggal mayoritas tamu undangan/peserta tetapi juga dilihat dari seberapa banyak kendaraan umum yang melewati tempat tersebut. Tidak apa-apa bila Anda memilih lokasi yang agak jauh dari tempat tinggal/tempat menginap tamu undangan asalkan banyak kendaraan umum yang menuju ke sana. Anda harus memperhatikan hal tersebut karena bisa jadi para tamu undangan tersebut banyak yang menggunakan kendaraan umum.

 

2.Cari Lokasi yang Menggambarkan Tema Acara

Carilah tempat eventyang sesuai dengan tema acara. Bila Anda mencari lokasi untuk pesta pernikahan atau reuni sekolah maka Anda bisa memilih lokasi indoor atau outdoor. Namun bila cara yang akan dilaksanakan adalah seminar atau workshop tentu Anda harus mencari lokasi indoor.

 

3.Perhatikan Cuaca

Bila Anda hendak mengadakan acara di luar ruangan maka Anda wajib memperhatikan cuaca. Jika acara diadakan pada musim hujan maka pastikan ada tenda yang siap digunakan oleh para undangan untuk berteduh.

 

4.Mencari Lebih dari Satu Lokasi

Carilah tempat event lebih dari satu, setidaknya hingga tiga lokasi agar jika lokasi pertama sudah tidak dapat disewa maka Anda masih ada tempat lain yang bisa Anda sewa.

 

Pada tahap ini jangan dulu melakukan reservasi. Buatlah daftar lokasi yang strategis. Pilih dua hingga tiga. Setelah itu hubungi pihak pengelola lokasi pertama, jika lokasi tersebut sudah disewa orang lain maka baru hubungi pihak pengelola lokasi kedua, begitu pula dengan lokasi berikutnya.

 

5.Pilih Tempat yang Memiliki Lahan Parkir

Poin yang satu ini tampaknya jarang sekali diperhatikan oleh orang-orang yang akan mengadakan suatu acara besar padahal lahan parkir adalah hal yang sangat penting. Mengingat sebagian besar masyarakat Indonesia lebih senang menggunakan kendaraan pribadi maka Anda perlu mencari tempat event yang memiliki lahan parkir yang luas.

 

6.Pilih Harga Terbaik

Pilihlah tempat event yang harga sewa termasuk pajak sewanya tidak membebani Anda atau calon peserta. Bila Anda akan mengadakan event berbayar seperti workshop, seminar atau bazar maka Anda bisa membebankan biaya sewa kepada para calon peserta.  Anda bisa saja memesan lokasi dengan harga yang cukup tinggi apabila Anda mengadakan event berbayar, tetapi bila event tersebut untuk kepentingan Anda pribadi seperti pesta pernikahan tentu saja Anda harus mencari harga yang sesuai dengan budget yang Anda miliki. Maka dari itu tanyakan dahulu berapa biaya sewa sekaligus pajak sewa lokasi yang Anda incar.

 

7.Memperhatikan Tanggal Pemesanan

Bila Anda sudah menentukan tempat event maka Anda harus memperhatikan tanggal pemesanan. Bila acara tersebut dilaksanakan pada akhir pekan, hari libur nasional atau hari kejepit maka Anda harus melakukan reservasi maksimal satu bulan sebelum acara tersebut diadakan karena bila Anda memesan berdekatan dengan tanggal diadakannya acara tersebut maka kemungkinan besar lokasi tersebut sudah disewa oleh orang lain.

 

Akan tetapi bukan berarti bila Anda akan mengadakan acara pada hari kerja maka Anda bisa mengulur waktu untuk melakukan reservasi. Anda tetap harus melakukan reservasi secepat mungkin agar tidak didahului orang lain. Bila ternyata sudah ada orang lain yang menyewa lokasi yang Anda inginkan maka Anda masih punya waktu untuk mencari lokasi lain.



Sumber:  berbagai sumber


leave your comments: