Breaking

Profesionalisme

Bagaimana Menyiapkan Panggilan Rapat Mendadak

Pemberitahuan adanya rapat mendadak pasti membuat semua orang kalang kabut. Entah itu  karena tidak adanya persiapan materi, ataupun ruangan kosong di dalam kantor yang belum tentu tersedia. Kami punya beberapa saran untuk menyikapinya agar rapat tetap dapat terlaksana tanpa membuat Anda panik.

  • Sebarkan informasi segera

Rapat dadakan saat semua orang sudah bersiap pulang sangat mengesalkan. Meski begitu perintah atasan harus dilaksanakan bukan? Kirim pesan perorangan (japri) melalui WhatsApp kepada semua yang terkait akan lebih cepat dibaca oleh penerimanya dibanding bila melalui email. Namun sebelumnya Anda harus memastikan terlebih dahulu siapa saja yang wajib hadir di dalam rapat serta apa topik rapat yang akah dibahas.

  • Siapkan alat tulis

Singkatnya pemberitahuan serta persiapan tidak memungkinkan Anda untuk membuat presentasi yang layak. Maka untuk sementara maksimalkanlah kemampuan mencatat cepat Anda. Tipsnya adalah catat point-point yang penting lalu kesimpulan. Sesudahnya buatlah MOM (Minutes Of Meeting) untuk dikirimkan kepada semua peserta rapat.

Segera lakukan konfirmasi ruangan mana yang bisa dipakai saat itu juga. Atau bila memang tidak ada ruang kosong yang tersedia, langsung sja pesan ruangan rapat yang lokasinya paling dekat dengan lokasi Anda berada. Cara ini akan memberi keuntungan apabila Anda sudah menjadi member, karena bukan tidak mungkin akan mendapatkan harga spesial.

  • Sediakan snack

Jangan lupa siapkan snack atau cemilan sekedar sebagai suguhan. Paling tidak ini bisa sedikit mengobati kekesalan yang timbul akibat rapat yang mendadak. Anda bisa memesan online atau bagi yang menyewa ruangan rapat di luar kantor biasanya kopi, dan teh sudah termasuk fasilitas yang disediakan.

Sedikit saran bagi Anda yang ingin memesan ruangan rapat diluar kantor, sebaiknya pilih suasana yang bisa merangsang ide serta gagasan agar rapat Anda tidak berjalan sia-sia. Agar lebih mudah, lakukan pemesanan melalui SpotQoe di mana Anda bisa memesan ruangan di ribuan titik di Indonesia. Pembayaran dapat dilakukan langsung kepada merchant dan sebagai anggota Anda berhak mendapatkan harga yang lebih hemat.



Baca juga: Memenangkan Hati Klien dengan Mengadakan Pertemuan di 5 Cafe Keren Ini



  rapat

Sumber:  berbagai sumber


leave your comments: