Breaking

Profesionalisme

Pilih Mana, Tempat Event Indoor atau Outdoor? Baca Dulu Sebelum Memutuskan!

Baik tempat event indoor maupun outdoor memiliki masing-masing karakteristiknya tersendiri. Dengan demikian, masing-masing pun punya kelebihan serta kekurangan yang dapat Anda gunakan sebagai pertimbangan ketika menentukan lokasi yang sesuai untuk acara Anda.

Berikut ini adalah panduan ringkas yang semoga dapat membantu Anda dalam menentukan pilihan tempat event nantinya. Selamat membaca!


Kapan Acara Akan Diselenggarakan

Terlepas dari jenis acaranya, baik itu acara perusahaan atau bukan, Anda perlu mempertimbangkan kenyamanan pengunjung atau tamu selama berlangsungnya acara. Misalnya, jika acara berlangsung di bulan Juni, maka Anda tidak ingin para tamu kepanasan ketika menghadiri acara outdoor, kecuali ada tenda dan pendingin ruangan seperti kipas blower. Sedangkan untuk acara di bulan Desember ketika curah hujan sedang tinggi, Anda barangkali ingin menghindari rasa tak nyaman karena udara yang basah dan lembab, serta tanah yang berlumpur karena tetesan air hujan, sehingga tempat event indoor barangkali jadi pilihan yang lebih sesuai.


Perhatikan Anggaran Anda

Tentu saja anggaran Anda adalah pertimbangan krusial dalam membuat keputusan apapun, termasuk keputusan terkait pemilihan lokasi acara. Jika Anda memutuskan untuk menyelenggarakan acara di luar ruangan, pemasangan tenda pasti membutuhkan biaya, termasuk biaya izin pemasangannya jika memang diharuskan oleh pemilik venue. Selain itu, pikirkan juga biaya-biaya lain yang berkaitan dengan tempat event, seperti dekorasi, penyejuk udara, dan sebagainya agar Anda tidak justru harus membayar lebih dari angka yang sudah dianggarkan karena tidak memperhitungkan segalanya dengan cermat.


Pertimbangkan Ukuran Acara Anda

Sebelum menentukan pilihan lokasi acara, Anda perlu melakukan perencanaan yang matang dan cermat untuk acara Anda terlebih dahulu. Salah satunya adalah jumlah audiens atau pengunjung yang disasar, sehingga Anda tidak salah pilih ukuran tempat event nantinya. Baik itu lokasi yang terlalu sempit maupun terlalu luas, dua-duanya sama-sama tidak memberikan kesan yang mengenakkan baik di mata pengunjung maupun manajemen pengelola venue tersebut.


Seperti Apa Dekorasi yang Diperlukan

Berdasarkan tema acara yang telah ditentukan, biasanya jenis dekorasi yang dibutuhkan sudah dapat ditentukan. Nah, dari situ, Anda bisa perkirakan mana pilihan tempat event yang sesuai berdasarkan dekorasi tersebut. Misalnya, untuk event seperti pesta yang punya kesan romantis dan hangat, serta menggunakan lilin-lilin kecil sebagai bagian dari dekorasinya, maka lokasi outdoor adalah pilihan yang lebih sesuai. Untuk tema dan dekorasi serupa di dalam ruangan, Anda mungkin perlu mempertimbangkan penggunaan lampu-lampu dekorasi yang menyerupai lilin untuk menghindari risiko kebakaran. Akan tetapi, jika dekorasi yang diinginkan melibatkan penggunaan pencahayaan yang digantung, maka lokasi indoor adalah pilihan yang ideal.


Bernegosiasi

Jika Anda mencari tempat event untuk klien dan klien Anda bersikeras ingin mengadakan acara baik di luar maupun di dalam ruangan, cobalah untuk bernegosiasi dengan mereka jika Anda rasa mereka sebaiknya memilih lokasi yang lain. Misalnya, untuk acara seperti workshop seni, Anda mungkin bisa pilih venue dengan taman agar para peserta workshop dapat mengikuti acara di dalam ruangan, tapi bisa menikmati waktu istirahat sambil makan di taman tersebut.


Cari Informasi yang Mendetail

Saat ini, mendapatkan informasi apapun, termasuk informasi terkait dengan tempat event, sangat mudah dan praktis berkat adanya internet. Anda bisa temukan berbagai foto, testimoni maupun review, atau informasi mengenai acara terdahulu yang pernah dilaksanakan di sebuah venue. Meski demikian, ketika Anda menghubungi manajemen pengelola venue tersebut, ada beberapa hal yang sebaiknya Anda tanyakan langsung.


Untuk tempat event indoor, Anda bisa pastikan beberapa hal seperti:

  • Jenis dekorasi yang diperbolehkan untuk dipasang.
  • Kapasitas maksimal venue dan detailnya (misal kapasitas duduk dan kapasitas berdiri, dengan dan tanpa panggung, dengan meja biasa atau meja bundar, dan sebagainya).
  • Berapa daya tampung yang biasa ditentukan agar pengunjung dapat menggunakan ruangan dengan nyaman tanpa harus berdesak-desakan.

Sedangkan untuk tempat event outdoor, beberapa hal seperti berikut ini bisa jadi adalah informasi penting yang perlu Anda ketahui, seperti:

  • Informasi mendetail soal izin gangguan.
  • Ketentuan soal pengeras suara atau penggunaan peralatan audio untuk acara musik.
  • Bagaimana jika hujan turun, apakah ada cukup ruang indoor sebagai “tempat mengungsi”?
  • Ketersediaan listrik di luar ruangan.
  • Ketersediaan toilet.


Baca Juga : Tempat Event Unik Memberikan Kenyamanan



Sumber:  Berbagai Sumber


leave your comments: