Breaking

blog single post
Profesionalisme

Bible of Event, Buku Panduan Wajib Untuk Penyelenggara Acara

Seperti halnya SOP pada dunia kerja, dalam penyelenggaraan event pun dikenal adanya buku panduan yang memuat segala hal yang berkaitan dengan sebuah event dari A sampai Z, mulai yang informasi umum hingga yang paling mendetil. Orang-orang barat biasanya menyebutnya sebagai bible of event, sedangkan di Indonesia tidak ada sebutan khusus untuk itu.

Setiap event sudah pasti memiliki tata cara yang berbeda-beda, karena itulah dibutuhkan satu orang yang bertanggung jawab terhadap penyusunan buku panduan acara yang berurutan dan terperinci, untuk nantinya dibagikan kepada pihak klien, sponsor, pengisi acara dan semua pihak yang bersangkutan.  

Informasi Acara

Bagian awal dari buku panduan berisi informasi mengenai:

  • Objektif event

  • Konsep event

  • Siapa saja tamu/ audience yang akan hadir

  • Lokasi acara

  • Informasi general client atau sponsor

Informasi Kepanitiaan

Bagian ini berisi tentang siapa saja yang termasuk di dalam kepanitiaan, baik itu panitia internal perusahaan maupun susunan kepanitiaan dari event organiser.

  • Nama

  • Posisi di kepanitiaan

  • Tugas beserta tanggungjawab masing-masing posisi

  • Alamat email dan atau nomor telepon semua PIC dari mulai vendor, listrik, venue, transportasi, genset, dan lain-lain

Informasi Waktu dan Tempat

Bagian ini berisi waktu dan lokasi penyelenggaraan event

  • Rundown script/ production time line dan production schedule

  • Itinerary

  • Alamat lengkap lokasi acara

  • Sebaiknya dilengkapi juga dengan peta menuju lokasi

Informasi untuk Pengisi Acara

Bagian ini untuk berbagai hal yang terkait dengan pengisi acara

  • Data berupa foto, nama, dan nomor telpon manajer MC dan artis pengisi acara

  • Artist riders berisi apa saja permintaan MC dan atau artis pengisi acara

  • Do’s and don’t’s selama acara berlangsung

  • Dress code

  • Cue card berisi naskah/ poin bahasan, daftar nama tamu kehormatan sampai daftar lagu

Informasi Promosi

Di bagian ini diinformasikan mengenai bentuk serta agenda promosi apa saja yang akan dilakukan selama pra event, saat event berlangsung, ataupun pasca event.

Informasi Penanganan Audience/Ticketing

Informasi yang berada pada bagian ini antara lain

  • Pengaturan masuk dankeluar audience

  • Menetapkan harga tiket, cara penukaran dan distribusi

  • Term & condition untuk tamu

  • Cara pengamanan audience, security plotting map, info titik rawan, dan lain-lain.

Informasi Technical Production

Bagian ini berisi informasi mengenai:

  • Desain infrastruktur

  • Desain panggung dan lay out

  • Desain dekorasi luar panggung

  • Materi yang digunakan dalam dekorasi

  • Referensi bentuk tenda

  • Transportasi secara lengkap dan detail

Informasi Umum

Bagian ini memuat informasi yang mungkin tidak berhubungan langsung dengan pelaksanaan event namun tetap perlu diinformasikan, seperti:

  • Rumah sakit terdekat

  • Kantor polisi terdekat

  • Dokter atau klinik 24 jam

  • Bengkel terdekat

  • Kios fotokopi dan laminating terdekat

  • Lokasi jajanan terdekat

  • Penginapan terdekat

  • Terminal, stasiun dan halte Trans Jakarta terdekat

Semakin besar event yang diselenggarakan maka semakin detil juga informasi yang didata di dalam bible. Agar mudah dibawa-bawa, cetak semua informasi ini di atas kertas A5, jilid dengan rapi, lalu perbanyak sejumlah orang yang berkepentingan.    


Baca juga: 3 Tips Merencanakan Gathering

 

Sumber : seputarevent.com

Reaksi Anda:




Komentar


Belum Ada Komentar

Berikan Komentarmu