Breaking

blog single post
Informasi

Faktor-Faktor yang Penting dalam Penentuan Tempat Event Ideal untuk Acara Anda

Salah satu langkah penting yang menentukan keberhasilan sebuah acara adalah pemilihan tempat event. Dengan asumsi bahwa Anda sudah menentukan apa jenis acara yang akan diselenggarakan serta tujuannya, berikut ini adalah faktor-faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan ketika Anda memulai tahap pemilihan lokasi acara. Selamat membaca!


Pertimbangkan Sasaran Audiens Anda

Dalam memilih tempat event, mengetahui siapa saja audiens atau pengunjung yang Anda sasar serta seberapa banyak jumlahnya adalah satu langkah penting yang perlu dipertimbangkan. Ketika jenis acara biasanya sudah bisa jadi petunjuk gamblang soal jenis lokasi atau ruang yang dibutuhkan, kapasitas atau daya tampungnya sering kali jadi satu faktor yang mengganjal. Tak jarang, ada venue yang pas, tapi sayangnya ukuran ruangannya tidak memungkinkan daya tampung yang Anda kejar.

Karena itu, Anda pun perlu minimal memperkirakan berapa jumlah pengunjung atau tamu yang akan hadir di acara Anda nanti, makin akurat, makin baik. Dengan demikian, pilihan tempat event yang bisa Anda ambil pun menjadi semakin jelas. Dan pastikan bahwa venue tersebut dapat menunjukkan bukan hanya acara yang akan Anda selenggarakan, tapi juga ekspektasi serta selera para tamu.


Kapan Acara Diselenggarakan

Faktor yang satu ini pun sangat mempengaruhi keputusan Anda soal acara yang akan diadakan, termasuk pemilihan tempat event. Sebab, tentu saja tidak semua venue yang Anda anggap cocok tersedia pada hari dan waktu acara tersebut akan diselenggarakan. Alternatifnya, Anda bisa ubah tanggal dan waktu penyelenggaraan event jika memang ada venue yang sangat Anda inginkan. Akan tetapi, sekali lagi, pertimbangkan juga seberapa fleksibel sasaran audiens jika Anda memutuskan untuk mengganti jadwal acara.


Hitung Anggaran Anda

Tentu saja anggaran adalah faktor penting dalam pembuatan keputusan apapun, termasuk tempat event. Apalagi sewa lokasi bisa jadi merupakan komponen biaya terbesar bagi acara Anda. Jadi, penting hukumnya untuk mengetahui kondisi keuangan terlebih dahulu sehingga Anda tahu berapa rentang harga venue yang bisa Anda pilih. Tapi Anda tak perlu khawatir, karena biasanya diskon bisa diperoleh dengan taktik negosiasi yang jitu.


Jangan Terpaku Hanya Pada Satu Pilihan

Begitu jumlah tamu dan tanggal acara sudah ditentukan, Anda bisa buat pilihan berdasarkan beberapa opsi. Hotel dan gedung pertemuan memang sering jadi pilihan lokasi populer untuk tempat event, tapi bukan berarti pilihan Anda terbatas hanya pada jenis-jenis venue yang sudah umum. Sekali lagi, bergantung pada jenis acara, tujuan acara, tamu, dan waktu penyelenggaraan, Anda barangkali bisa mempertimbangkan jenis-jenis venue yang unik dan tak terduga seperti kafe atau coffee shop, coworking space, atau galeri seni.


Pertimbangkan Layanan dan Keterbatasan Venue

Untuk menjamin kelancaran acara, Anda juga perlu mengetahui apa saja jenis fasilitas yang Anda butuhkan, dan apakah venue pilihan Anda bisa memenuhinya atau tidak. Mulai dari konsumsi, tempat parkir, keamanan, jasa bersih-bersih, bahkan sampai teknisi, pertimbangkan ketersediaannya agar Anda bisa mencari vendor atau penyedia jasa yang sesuai dari luar agar acara dapat berlangsung lancar nantinya.


Pertimbangkan Reputasi Venue

Meskipun terdengar remeh, hal ini sebenarnya sangat penting untuk dipertimbangkan. Sebab, reputasi yang baik dan dibuktikan oleh review atau testimoni yang memuaskan memang menjadi bukti bahwa pengelola suatu tempat event berkualitas. Selain mengandalkan review atau testimoni mantan klien venue tersebut, Anda biasanya bisa mengetahui kualitas sebuah venue dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:

  • Sudah berapa lama melayani berbagai acara.
  • Seperti apa manajemen pengelola venue memperlakukan Anda.
  • Seberapa fleksibel pengelola venue dalam melayani kebutuhan maupun pertanyaan Anda.
  • Adanya dokumentasi dari acara-acara terdahulu yang serupa dengan jenis acara Anda.


Jadwalkan Kunjungan atau Survei

Luangkan waktu untuk mengunjungi tempat event yang menarik minat Anda untuk melakukan inspeksi singkat. Walaupun foto-foto yang Anda peroleh baik dari internet atau pengelola venue langsung bisa diandalkan dan dijamin asli, tetap paling baik adalah melihat lokasi dengan mata kepala Anda sendiri.

Tapi, Anda yang memiliki keterbatasan waktu karena kesibukan sudah memiliki solusi yang praktis dan mudah dalam menemukan tempat event yang berkualitas cukup dari smartphone. Adalah aplikasi SpotQoe yang bisa diunduh dan dipasang gratis dari Playstore dan App Store, yang siap membantu Anda menemukan tempat event, tempat meeting, maupun coworking space yang sesuai dengan kebutuhan Anda.  Pakai SpotQoe sekarang dan rasakan berbagai benefit yang ditawarkan!



Baca Juga : Bible of Event, Buku Panduan Wajib Untuk Penyelenggara Acara

Sumber : Berbagai Sumber

Reaksi Anda:




Komentar


Belum Ada Komentar

Berikan Komentarmu