Breaking

blog single post
Profesionalisme

Rapat Singkat Dan Efektif Dengan 3 Trik Jitu

Jika Anda orang yang termasuk sering menghadiri atau melakukan rapat, Anda pasti merasakan bahwa waktu untuk mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaan Anda menjadi sangat sedikit. Pekerjaan yang harusnya selesai dalam sehari malah selesai dalam beberapa hari. Alhasil Anda menjadi tidak produktif.

Apabila Anda merasa seperti itu bagaimana dengan rekan kerja atau bawahan Anda? Yakinlah bahwa mereka juga merasakan hal yang sama. Bayangkan semua orang yang ada di dalam rapat tersebut sebagian besar tidak produktif karena harus hadir dan berpartisipasi dalam rapat tersebut. Bukankah itu menjadi salah satu kerugian perusahaan?

Pertanyaannya adalah bagaimana melakukan rapat yang efektif dalam waktu yang singkat? 3 trik di bawah ini akan membantu Anda untuk bisa melakukan rapat singkat dengan hasil yang maksimal.

1. Fokus Pada Materi Yang Dibicarakan

Dalam sebuah rapat sudah ditentukan masalah apa yang harus dibicarakan dan dicarikan solusinya. Namun, seiring berjalannya rapat, ada saja yang membuat diskusi dalam rapat tersebut melenceng dari tema sehingga hasilnya sulit untuk menemukan jalan keluar karena topik yang dibahas sudah meluas. Sebagai pemimpin rapat salah satu tugas Anda adalah membawa rapat tersebut untuk tetap fokus pada pokok pembahasan

2. Undang Peserta Rapat Yang Relevan

Alasan mengapa rapat berlangsung lama adalah saling tunggu-menunggu. Hal ini yang paling membuat rapat berlangsung lama karena menunggu peserta rapat sampai semuanya hadir. Keterlambatan ini bisa dikarenakan mereka menyelesiakan sisa pekerjaan kemarin yang belum selesai

Alasan lainnya adalah banyaknya orang yang berpendapat dalam rapat sehingga dalam pengambilan keputusan lama dan sulit dilakukan. Alhasilnya pun tidak menarik suatu keputusan yang baik. Banyaknya peserta yang ikut namun hanya beberapa saja yang aktif. Yang lainnya hanya mendengarkan saja karena mereka yang pasif adalah orang-orang yang tidak berkaitan langsung dengan pokok pembahasan. Hal ini membuat pekerjaan mereka juga ikut terbengkalai

Hendaknya dalam melakukan rapat, undanglah orang-orang yang berkaitan langsung dengan pembahasan atau masalah yang dihadapapi. Jangan pernah mengundang orang yang tidak ada sangkut pautnya sama permasalahan. Contohnya yang perlu Anda undang dalam meeting adalah para ketua tim, kepala divisi dan lainnya. Dari mereka inilah para bawahan akan menerima informasi dari hasil rapat dan mengetahui apa yang harus dilakukan. Sehingga pekerjaan mereka dan Anda tidak terganggu

3. Atur Waktu Rapat

Rasa ngantuk dan lelah tidak bisa dihindari jika rapat yang diadakan sudah berlangsung sangat lama. Anda bisa mengetahuinya dengan mimik wajah dari peserta rapat. Hal ini akan sangat mengganggu konsentrasi para peserta rapat. Waktu yang ideal untuk melakukan rapat adalah tidak lebih dari 90 menit. Hindarilah agenda rapat yang tidak terlalu penting seperti evaluasi keberhasilan dan lainnya yang menurut Anda tidak perlu untuk dibahas

Rapat yang efektif tidak harus berlangsung lama. Justru hal tersebut yang tidak menghasilkan suatu keputusan yang baik. Aturlah sebaik mungkin agar rapat bisa berjalan dengan baik, tidak terlalu lama dan menghasilkan keputusan yang baik pula.

 

 

Baca juga:

Sebelum Rapat 4 Hal Ini Wajib Dilakukan Oleh Seorang Sekretaris

5 Pengaturan Ruangan untuk Kebutuhan Rapat

Sumber :

Reaksi Anda:




Komentar


Belum Ada Komentar

Berikan Komentarmu