Breaking

blog single post
Working

Ruang Meeting Kantor Anda Lebih Sering Kosong atau Terisi?

Meeting alias rapat dalam bahasa Indonesia sudah menjadi bagian dari rutinitas kerja. Besar maupun kecil, sebuah rapat membutuhkan ruang meeting khusus yang terpisah dari ruang kerja biasa. Pemisahan ini dikarenakan agar rapat berjalan efektif tanpa distraksi dari sekitar. Tapi bagaimana bila distraksi justru datang dari dalam yaitu dari peserta rapat itu sendiri. Ini dia sebabnya Anda tidak bisa asal dalam menyelenggarakan meeting.


Pada hakekatnya rapat diadakan untuk mengambil keputusan, solusi, membicarakan topik yang bukan konsumsi publik dan lain sebagainya. Karena itulah orang-orang yang diundang ke dalam sebuah agenda rapat haruslah yang kiranya bisa memberi kontribusi. Hanya karena sebuah pertemuan dilakukan di dalam ruang meeting, tidak secara otomatis aktivitas itu dianggap rapat. Bila Anda hanya ingin menginformasikan atau mensosialisasikan sebuah hal gunakan saja email, WA grup tanpa perlu membuat rapat khusus. Bila Anda belum menyadari, rapat-rapat yang tidak perlu sesungguhnya dapat merugikan perusahaan lho, karena waktu yang seharusnya bisa dipakai untuk bekerja malah dibuang dengan mengikuti rapat yang tidak sebegitu pentingnya. Anda berhak kok mempertanyakan bahkan menolak sebuah rapat bila :

 

1. Tidak ada agenda rapat yang jelas, akan membahas apa dan apa yang diharapkan dari rapat tersebut. Bukan hanya menentukan tema atau topik saja.


2. Rapat memakan banyak waktu karena tidak siapnya peserta, mudahnya pesera terdistraksi dengan obrolan di luar topik rapat dan lain sebagainya.


3. Peserta rapat tidak bisa hadir tepat waktu. Anda tentu bisa menilai kebiasaan ini dari rapat-rapat sebelumnya.


4. Rapat diadakan mendadak tanpa mempertimbangkan waktu dan pekerjaan orang lain.


5. Rapat diadakan pada jam makan siang dan atau pada jam pulang kantor. Waktu-waktu ini adalah hak Anda untuk break dan tidak mengurusi urusan kantor.


Ada alasan yang valid mengapa agenda rapat sebaiknya dirancang beberapa hari sebelumnya agar peserta yang diundang bisa mempersiapkan diri untuk memahami pokok permasalahan sekaligus alternatif solusi bahkan pandangan yang bisa dibagi nanti pada saat rapat. Ini dilakukan tidak lain supaya ketika keluar dari ruang meeting Anda dan peserta rapat lainnya membawa sesuatu hasil diskusi dan diterapkan dalam kaitannya dengan kelancaran kerja.

 

BACA JUGA: Rapat Singkat dan Efektif dengan 3 Trik Jitu

 








Sumber : mindtools.com; game-learn.com

Reaksi Anda:




Komentar


Belum Ada Komentar

Berikan Komentarmu