Breaking

blog single post
Aktivitas Bisnis

Sekretaris Ini Yang Harus Disiapkan Sebelum Meeting

Peran sekretaris di setiap perusahaan maupun organisasi formal adalah menjadi penjaga dalam proses meeting. Sekretaris biasanya adalah seseorang yang mengatur segala hal terkait meeting atau pertemuan, termasuk menyimpan catatan formal dari proses dan keputusan meeting yaitu  notulen rapat. Namun sebelum memulai rapat, bagi Anda para sekretaris baiknya menyimak beberapa persiapan yang harus dilakukan. SpotQoe akan membagikan sejumlah hal yang perlu diketahui sekretaris sebelum rapat.

  1. Anda diharapkan membuat segala detail pengaturan untuk pertemuan, termasuk menemukan tempat dan mengatur makanan serta minuman yang sesuai.

  2. Perihal siapa yang bertanggung jawab untuk menyiapkan agenda. Sekretaris memiliki peran dalam memastikan bahwa agenda tidak berlebihan, termasuk berdiskusi dengan ketua pertemuan dan yang lainnya mengenai agenda apa yang dapat ditunda ke pertemuan berikutnya, dan apa yang dapat dituliskan dalam laporan tertulis.

  3. Jenis catatan atau minute of meeting apa yang diperlukan? Apakah diperlukan minute of meeting formal yang berisikan informasi siapa yang mengatakan apa hingga catatan singkat yang mencatat hal-hal yang telah disepakati.

  4. Mengenai seberapa cepat catatan atau notulen perlu diproduksi dan diedarkan setelah rapat.

  5. Bagaimana proses pendistribusian minute of meeting. Karena beberapa peserta rapat atau meeting lebih suka untuk dikirimkan hanya ke beberapa peserta kunci di saat yang bersamaan.

  6. Jika Anda masih baru dalam menjalankan peran sebagai sekretaris, maka yang harus anda ketahui adalah Anda perlu mencari tahu siapa yang diharapkan hadir dalam meeting, organisasi yang mereka wakili.

  7. Informasi perihal beberapa masalah yang telah diangkat pada pertemuan atau meeting  sebelumnya. Hal ini akan membantu Anda memahami apa yang sedang terjadi. Anda dapat melakukan ini dengan melihat beberapa notulensi rapat sebelumnya, dan juga menanyakan kepada ketua apa yang mungkin akan dibahas.


Itulah beberapa hal yang perlu Anda para sekretaris siapkan sebelum dilakukan meeting. Nah, bagi Anda para sekretaris yang mengalami kesulitan mencari ruang meeting, gunakan Aplikasi SpotQoe untuk temukan hotel, restoran maupun cafe yang sesuai dengan agenda meeting perusahaan atau organisasi Anda. Tidak perlu bingung dan khawatir, dengan meluncur ke situs www.spotqoe.com atau download aplikasinya di Google Play dan App Store, Anda bisa cepat dapatkan bermacam rekomendasi meeting space yang sesuai dengan budget. Anda tinggal mencari, memilih dan memesan secara online, tempat meeting bisa Anda dapatkan lebih mudah.



Baca Juga : Pentingnya Membuat Catatan Saat Meeting

Sumber : Berbagai Sumber

Reaksi Anda:




Komentar


Belum Ada Komentar

Berikan Komentarmu