Breaking

blog single post
Working

Tips Memilih Meeting Space

Meeting Space atau ruang pertemuan merupakan sebuah bagian penting yang harus ada dari pekerjaan yang berkaitan erat dengan kantor. Pada dasarnya ruang pertemuan mempunyai cukup banyak fungsinya seperti untuk acara khusus instansi atau perusahaan, seminar serta rapat.  Biasanya ketika kantor atau perusahaan Anda telah mempunyai ruang pertemuan maka juga diharuskan untuk menyiapkan ruangan dan menata ruang tersebut dengan baik dan nyaman.


Akan tetapi jika perusahaan atau instansi Anda belum mempunyai ruang pertemuan yang memadai maka salah satu solusi yang bisa Anda pilih adalah dengan menyewa ruang pertemuan. Perlu Anda ketahui, banyak sekali hal yang harus Anda pertimbangkan pada saat memilih ruang pertemuan yang hendak disewa. Misalnya seperti dana, lokasi, banyak peserta serta lainnya. Nah, untuk lebih jelasnya berikut ada beberapa tips yang harus Anda ketahui sebelum memilih meeting space yang hendak Anda gunakan untuk acara perusahaan ataupun instansi milik Anda.


Mempertimbangkan Budget

Biasanya biaya atau budget untuk menyewa ruang pertemuan sudah disediakan atau dialokasikan secara mutlak oleh staf keuangan. Untuk itulah, saat Anda memilih ruang pertemuan harus sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan. Maka dari itu, sebaiknya Anda mencari terlebih dahulu beberapa referensi harga sewa ruang pertemuan yang ditawarkan, setelahnya Anda bisa membandingkan tempat sewa ruang pertemuannya, baik itu mengenai harga, lokasi maupun fasilitas yang ditawarkan.


Selain  itu, ada baiknya Anda menanyakan juga secara jelas terkait biaya-biaya tambahan yang mungkin saja akan dikenakan saat Anda menggunakan fasilitas tertentu. Hal ini sangat penting untuk Anda pertimbangkan agar tagihan sewa ruang pertemuan tidak melebihi estimasi yang sudah Anda tentukan. Tidak hanya itu saja, sebaiknya Anda juga memastikan jika hal-hal yang harus dibayarkan ada tertara harganya dalam kontrak atau perjanjian penyewaan meeting space.


Memperhatikan Lokasi Meeting Space

Pada dasarnya, lokasi memang menjadi salah satu faktor penting dalam menentukan pilihan ruang pertemuan. Nah, bagi Anda yang tidak ingin menyulitkan dan membuat peserta yang menghadiri acara pertemuan tersebut merasa tidak nyaman dan terganggu. Apalagi jika Ada peserta pertemuan yang datang dari jarak yang jauh maka Anda sangat diharuskan untuk memperhatikan akses menuju ke lokasi ruang pertemuannya.


Hal ini sangat penting Anda perhatikan, karena jika peserta kesulitan untuk mengakses lokasi pertemuan maka dapat menyebabkan banyak peserta akan datang terlambat. Bahkan acara pertemuan yang diadakan juga dapat membuat waktunya menjadi molor sehingga tidak efisien lagi.


Fasilitas Yang Disediakan Di Meeting Space

Umumnya fasilitas yang disediakan di ruang pertemuan memang sangatlah penting guna mendukung suksesnya sebuah acara. Untuk itu, sebaiknya Anda terlebih dahulu membuat daftar terkait fasilitas-fasilitas yang dibutuhkan. Selain itu, Anda juga harus menjalin komunikasi dengan pihak yang menyediakan sewa ruang pertemuan. Ada beberapa hal penting yang harus Anda tanyakan kepada penyedia ruang pertemuan seperti mengenai peralatan elektronik, pengeras suara, proyektor, infocus, papan tulis, air minum serta lainnya.


Nah, apabila fasilitas yang Anda butuhkan tidak di sediakan oleh pihak penyedia ruang pertemuan, maka Anda akan diharuskan untuk mencari fasilitasnya ke tempat penyawaan alat yang Anda butuhkan tersebut. Maka dari itu, sangat penting bagi Anda memperhatikan fasilitas yang di sediakan di ruang pertemuan agar Anda tidak perlu repot-repot lagi untuk mencari berbagai fasilitas yang dibutuhkan.


Memperhatikan Penataan Meeting Space

Bagi Anda yang sudah menemukan tempat penyewaan ruang pertemuan maka Anda hanya tinggal membuat rencana dengan pihak penyedia ruang untuk menata ruang pertemuan sesuai dengan yang dibutuhkan. Selain itu, Anda juga harus memperhatikan jumlah peserta dan jenis acara yang hendak Anda buat dalam menata ruang pertemuan.


Memperhatikan Peserta Yang Hadir

Saat menyiapkan ruang pertemuan memang memperhatikan peserta yang hadir sangat penting untuk Anda pertimbangan baik itu mengenai kapasitas kursi ataupun lainnya. Hal ini berguna agar peserta yang hadir tetap merasa nyaman di dalam ruang pertemuan.


Demikianlah beberapa tips yang harus Anda perhatikan sebelum menyewa ruang pertemuan. Semoga ulasan yang ada di web ini dapat bermanfaat dan menjadi referensi tambahan bagi Anda yang sedang mencari info seputar tips memilih Meeting Space.


Sumber : berbagai sumber

Reaksi Anda:




Komentar


Belum Ada Komentar

Berikan Komentarmu